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英文商务信函的正确写法

   日期:2012-09-03     浏览:8    

    信函是公司的脸面,它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点:

    信头:一般来讲,商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺,这样信头就不必自己再写了。

    信内地址:写在信纸的左上角,编号和日期下方。顺序是从小到大:

    公司名称或收信人姓名、职务

    房屋或大楼名称

    大楼号码及所在街道或路的名称

    省市名称及邮编

    国家名称

    称呼敬语:如知道对方姓名,就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓,如不知道对方姓名,可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用:To whom if may concern。如对方职务较高,则最好用其职务名称,如: Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。

    正文

    结束敬语:如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam", 结束敬语就应用Yours faithfully。如称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 结束敬语就应用Yours sincerely。

    署名

    英文信函中讲究五C原则,也就是要求做到正确(Correctness)、清晰( Clearness )、简明( Conciseness )、完整( Completeness )和礼貌( Courtesy )。 信函的语调也是同样重要的,它表达了你对收信人的态度,适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。

    出处:一大把

 
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