变查询为订单的要诀

    怎样回复才能让买家满意？如何尽可能将查询转变为正式的订单？

    如何吸引住"网上买家"是真正的问题所在。在互联网这个虚拟的世界里，不论是买家还是供应商，都会发现网络信息的致命缺点：由于信息爆炸带来的寻求有效信息的高成本，在获取有效信息的过程中，需要耗费巨大的时间成本和技术成本。

    时间成本、技术成本和信用成本必须通过买卖双方有效沟通来降低。所以供应商回复买家查询时，通过电子邮件沟通必须准确有效，才能降低成本。

分析买家查询

    按客户不同、轻重缓急不同，将每天收到的买家查询进行分类。对老客户的查询直接回复就行，对新客户有必要进行仔细分析，通过分析了解清楚买家的意图、采购兴趣、公司实力等详细情况。总之，对买家的要求了解越多，回复就越能引起买家的注意和兴趣。

    具体来说，买家首次来函，如果内容简单，对商品品种、规格等都是泛泛而指，很显然他是来了解行情的，或只是联系一下而已，下单的可能性较小。对于这类查询，只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。

    对于那些查询具体产品，甚至列出了详细规格的客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的，所以供应商在收到查询后必须慎重对待。

    "对于这类成交可能性大的查询，或至少很认真的外商，我们一般20分钟内就给客户回信。"

    上海海欣集团股份有限公司电子商务部贺经理介绍，"通常，只要客户在线上，我们约10分钟就会收到客户的进一步回复。"

    根据贺的经验，大的、有实力的买家通常比较重视供应商的实力、管理以及服务水平，也就是说，他们比较着眼于建立长期的业务关系；而较小的买家通常眼睛只盯着价格。

    分析买家查询，还有一个重要问题，就是善于识别同一个订单在网上的多次炒作。对此，海欣集团的方法就是经常浏览那些著名的、人气又旺的本行业网站，时刻注意公开发布的查询信息。如果看到同一种商品的数量规格要求都相同、而只是查询者不同，则说明可能有人在炒作同一条信息。这些人无疑是中间商，甚至是第三、第四道买家，跟他们打交道，肯定很难成交。

    为了增加回复的吸引力和说服力，海欣集团在回复新客户时，除了在邮件中回复客户关心的问题，还会同时将公司的其它情况和公司的网站介绍给该客户，让客户更全面透彻地了解公司。集团建立两个不同的网站，除了综合性的中文网站以外，其中一个是推荐给外商的全英文网站，上面有企业介绍、产品资料、经营情况等信息，与国际贸易无关的信息一律不放，同时图片也不多，以便较远距离的客户快速地浏览。

回复查询5大要诀

    所有的供应商可能都已意识到，对外商的查询回复一定要快。但是，光"快"是不够的，还要"准"。要准确地回复买家的查询，需要有扎实的英语语言功底、全面的国际贸易业务知识、殷实的本行业知识和商品知识，也就是说业务经理的综合素质要高。这样，在回复买家查询时，就能够做到十分专业。供应商给买家回复电子邮件时，要尽量遵循以下5大要诀：

    准确：要将回复信写得很清楚，首先要正确理解买家来函的准确意思，如有不清楚的地方，则应立即去函向客户询问了解，切忌一知半解；其次，供应商要将自己的意思表达清楚准确，将自己公司介绍清楚，多使用有说服力、准确的数据，切忌使用模棱两可或含含糊糊的词语和内容。

    全面：一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面，包括买家所有的问题和感兴趣的点点滴滴；另外，邮件本身的结构和内容也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥，往往内容简单、结构松散。有时还在邮件中使用网上流行符号和缩写，这在正式的商务来往中是不可取的。

    具体：给买家回复的信息无疑越具体，越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用户，也需要将明确具体的信息传递给自己的客户，所以，如果内容不详细，肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问，耽误大家的时间和精力。

    清楚：电子邮件也应象传统的商业书信一样，不论是排版还是格式都应整洁明了，少使用晦涩难懂的词语或表达法。这里，特别应注意的是中英文表达方法上的差异，尽量使用标准的英文表达，减少中国式的英语。

    礼貌：礼貌的重要性自不用说，但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的，要多用正式的表达，少用口语语气；尊重对方的风土人情、禁忌和宗教信仰；人称表达上要尽量少用第一人称，多用"You"，以表示尊重对方，用第一人称时要用"We"代替"I"等等。

    很多买家在选择供应商时，特别是长期的合作伙伴时，特别注重供应商是否专业。除了经营产品专一、行业知识丰富外，一封地道的回复邮件也能展示供应商或业务人员的"专业功底"，提升企业形象。

    将网上查询转为网下洽谈，也是一个加速了解的好办法。不妨多邀请他们前来参观自己的企业，或者去展览会参观供应商的展位。