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外贸展会参展经验之——展会前的准备

   日期:2012-09-03     浏览:14    

第一步:展会前的准备
1、申请展位
国内展的话,因为好沟通就不用说太多,这里还是说国外展的一些程序吧
A、首先先上展会的网页,了解一些细节,找到你要参加的展会,仔细看需要哪些文件申请等
B、报价,是否能接受,一般他们都会报几种价格,比如一面开口多少钱一个平方,两面开口多少钱一个平方。
我们所参加的法兰克福展是不报标准展台的价格的,报的都是光地,至于你要什么样的墙板、灯、门楣板之类的是在一种专门订这些东西的页面上进行的。 一般展览公司都会有一个政策,在几一个规定日期前下 定单 的话,会有一定的折扣可以节省点钱。
C、选展位,位置的选择太重要了,但是新的展商很难拿到好的位置,一般是他们给你什么位置你就是什么位置,这个时候你可以在这个国家的客人帮你订,这样的话拿到的位置肯定比你的好。
D、展位位置确认,一般展览公司都会给你一个这样的文件确认你的展台位置
E、展台发票, 一般要尽快让展览公司传给你,并告知你发票号,有发票号才能去申请邀请函
F、邀请函的申请:邀请函需要提供申请人的公司名称,英文姓名(如果是在展览公司的中国办事处申请,则同时需要提供中文)、性别、 护照 号码或者身份证号码,出生年月日,颁发 护照 的地区, 护照 签发日期,护照截止日期, 签证 日期,职位等,现在大多的申请都是在网上进行,所以很方便如果是中国办事处处理发邀请函的话,一般两天就可以到手上,国外也大概是一周 在网上申请后,一般都有系统的一个自动回执,可以在网上随时查询进度。 如果申请人超过了认输限定,一般18平方限定是4个人免费申请,如果再增加的话,就要交钱,但不是与展商的身份,而是观众的身份。观众的身份和观众的身份,不同的是,展商可以进去布展,展会期间可以比观众提前一小时进展馆而观众不能。
额外的人申请的费用要尽快支付,支付款以后他们才给办理,一般是收到款两天内就给你办理完。 邀请涵早点到手更好,万一错了可以有时间改,而且可以提前一点申请 签证 。所以一定不要大意,弄得不好就搞砸了
今年我就差点犯了这个错误,因为邀请函到得太晚了,正好那个时候德国使馆申请的人很多,差点就赶不上,这一点我会在下文中提到
G、展台的付款,我们的展会规则是,一般你可以先下一部分定金,剩下的在开展前两周内付完就可以了。如果有些公司没法汇外汇的,可以让当地的客人帮你们垫付,从货款中扣除,这样比较方便。或者你们也可以联系把样品到时候卖给客人抵展台费用。感觉这样会比较好,一个是加强了你和客户之间的合作,关系又更进了一层。二是提前处理了你的样品,也就不用在展会上头疼卖不完展品 当然其实展会结束的时候会有很多观众来买便宜,但是感觉不好,好象摆地摊的感觉,有损公司的形象。
我一般是事先就联系好客户,我们的样品分三类,第一类是不能卖的,是少数,我们自己带回来,第二类是可以卖给客人的,把清单给客户,最后那天下午撤展的时候,让客户来点数,并在清单上签名确认,还有写上日期。第三类是不卖的,是送给客人做样品的,这些的话,事先去那些客人展台上和客人打个招呼,说什么时候送过去,是什么型号,多少数量。这个下文还会提到。
H、电力申请,一定要事先预选好需要多大的电力,否则到现场要加电力的话,收费是很贵的。
I、确保展览公司已经收到了你的付款,让他们给个收条,展会期间的进门的卡,还有布展和撤展卡。这些卡都很重要,特别是进门的卡,在德国只要有这个卡,展位期间乘车都是免费的。但是这种卡是只能乘坐2等仓的卡,所以不要坐到1等仓了。
2、邀请函:
A、告诉客人你们的位置,展位的时间这一步非常重要,如果你能把你的老客户都约到你的展位上,只要你有新产品,基本上有新订单是很容易的事情。对于那些在你们这里订单量不是很大的客户,最好的方法就是多介绍品种给他做,这样订单量也就自然上去了。
B、给客人的邀请信,除了告诉你们的展位号和新样品的新信息外,最好还是能附上你们的装修图给客户,这样的话能方便客人找你。因为展馆如果大的话,客人一下就转晕了,有些展位没有写展位好是比较难找的,如果有装修图的话,就很方便了。在这里提醒大家,展位号最好显示在比较明显的地方,这样对客人来说方便很多。我自己经常去客人展位上拜访的时候,发现很难找,因为大多数自己装修的展位都没有展位号,我觉得这点可以改善。
C、注意约见客人的时间,基本上可以半小时约一个,对于那些事先有很多内容要谈的客户,而且谈话内容估计比较艰难的客人可以预算一个小时。
D、约客人的时候,要考虑如果约的是大客人,尤其是一个国家和地区,或者互相是竞争对手的,千万不要约的时间很近,这样职能对自己没有好处。大客人通常都希望竞争对手越少越好,而且经常会要求公司进行产品的市场保护。所以要小心,千万不能在一个客户面前提及同一地区和国家的大客户。
E、以上做好了还有最后一个环节,就是要客人在展会期间的手机号,或者是酒店号码,这样的话即使他没有来的话,如果忘记了,你都可以及时提醒他,
F、关于约会时间上其实也有一定的讲究,就是那些非常重要的客人最好约在最前面,因为万一他没来的话,你可以打电话给他,不至于束手无策
3、展台装修:
A、装修简洁大方就好。颜色要和产品有对比度,很重要。
B、但是灯光的效果很重要,灯光可以烘托出产品的质感,如果没有选对,反而降低产品质感,所以要稍微研究一下,选择一个对比度好的灯光来展示产品,灯光一定要够亮,但是又不能太热,如果太热的话,一个可能会破坏产品,另外就是太热了会另客人很烦躁,影响谈判
C、有个能隔音的房间也很重要,那些大客户就可以在这里谈,来一个收拾一个。
D、展台上的公司品牌的LOGO 一定要注意,你打出去的品牌一定要经过专业的公司查询,要确定没有被其他国家公司注册,否则你如果在国际性的展会上这样做的话,就会被要求把牌子摘下来。现在国际上这种侵权行为查得很严。不过即使是真不运气遇上了这种事情,也不要太紧张,在展会工作人员警告你的第一次就把牌子摘下来就不会有事了。
这里插个花絮:
去年的时候,有一个朋友的公司,很不走运,自己的牌子是没有注册的,但是也没有去查就用了,而且装修展台的时候牌子打得还挺大的,谁知道离他们展台不到10个位置的地方,也有这个牌子,但是人家已经是在国际上注册了的。当时大会的工作人员就到他们展台来警告过,让他们马上把牌子摘下来,就没说什么了。但是他们这帮人,没在意,没放在心上,还以为交了钱参展就是上帝了,可能他平时也这样黑着干惯了,第二天,大会的工作人员再次来的时候,发现牌子还在,就马上叫保安来撤台了,把所有的文件包括接的客人的名片资料,和所有的产品都没收了。在此也提醒大家,有客人信息的文件一定要妥善保管,一般在展台上用了,晚上就带回宾馆,展会上人多手杂,难免会出以外。
还好这个朋友是在最后一天的上午被撤走的,否则真是白来了。但是他们公司从此不能申请去参加这个展会了。还好,他们还有一个工厂,可以以工厂的名誉去申请。这件事情的发生,影响的不光是他们自己,其实对其他的中国展商都有一定的影响。展会会对中国展商特别的严格,还会设置一些 贸易壁垒 之类的。所以在某个圈子了,还是要遵守一点游戏规则,否则会吃亏。
E、地毯不要用深色的,要不然很容易脏,浅色会比较好,灰色感觉是最耐脏的。
F、所有与装修公司确认的工程图要带上,妥善保存,以便核对各个细节。
G、隔音房不要用含甲醛或者化学药味太浓了的夹板,否则坐里面会熏得很,受不了,客人比较注意这些。
4、样品的准备:
a、样品的准备好,就要发货运了,最好准备好两个月的时间(如果到德国的话)从出货开始,这样就不会很赶。
b、关于样品的运输,我们一般都是用大会指定的运输商,因为他们有进入会场的优先权,德国这些工作都有很严格的部属的,车是不能随便乱进的。不过指定的运输商一般都很贵,
c、如果你在那有合作得好的客人的话,他也要参展的话可以考虑让他帮一起送过去,这样更安全稳妥,个人意见,最好不要用那些没有和大会合作的运输商,以免误事。样品的运输费用和整个展会投资一比的话,不算什么。
d、所有样品上都要打上产品的型号,另外再备一些额外的,以免展会上损坏的话可以及时替补
e、样品出去前,对所有的样品都拍照并整理好,作为客人下订单的参考。
f、样品的质量外观和功能都要反复检验,如果你样品都有问题,客人如何相信你的大货能做好。
g、每个箱外都要贴上详细的产品型号的清单,然后自己再备份一份,这样在展会的时候方便拆箱。
5、机票、保险 提前买,一是有折扣,位子也比较多,二是去签证的时候都会要用的。
要反复和卖机票点确认是否有位置,最好提前2个半小时到机场,如果是国际航班,以免有一些突发情况处理不了。我们上次有5个人去,但是其中有两个人的位置卖票点忘记最后的确认了,还好我们去得早,让他们赶紧联系航空公司这边,还好只是有惊无险。如果去得不是早的话,这次有两个人要漏飞机了。
还有如果转机的话,一定要确认所有的票是否都是同一家航空公司的,有个客户就是出了这个问题,不是同一家航空公司的,广州出发,在北京转机到法国,但是从广州出发的票和在北京转机的票不是同一家航空公司的票,而且转机的时间只有2小时,这样的话,他要到了北京以后先去拿行李然后再转,但是这样的话即使是飞机十分准点,还是赶不上飞机的。为了避免麻烦,要注意。
另外,换登机牌的时候也要注意,我有一次在德国FRANKFURT 机场的时候,因为我们一起8个人,可能中国人的名字对他们来说有点难,把那办理登机牌的小姐的头都搞晕了,结果他给的登机牌和我们飞机的航班号不是一样的,我们是要到广州,但是她确办了上海的,而且行李已经送过去了。我们当时并没有发现,在免税店买东西,还没过安检,因为时间很早,但是后来我还是再看了一下登机牌差点晕倒,航班号全错,幸好时间还早,要不然就惨了,也是有惊无险,后来我每一次都很小心。人总是在不断的吃亏和教训中成长的吧。
6、展会上人员和时间的布置
无论什么时候,工作都要系统且有条理,但是很惭愧我一直都是一个很没有条理的人,很多时候下决心想改,一两天还可以,但是却没有坚持下来。哎,人为什么学好那么难,学坏却那么容易都不用教。
A、到老客人展台上去拜访的业务员
这个工作,需要对业务和客户十分了解,最好让跟这个客户的人去,但是如果人员有限的话,一定要请一个思路清晰、冷静而且很礼貌的业务员去,去之前先把要客人谈的重点纪录下来,去的时候带上这个谈话内容,一点一点和客人说。引导客人的思维。
(这里要说,有时候很多客人本身不是很有条理,而且有时候展会现场一混乱就更没有条理了,这时候你要引导他跟着你的思维走,如果跟着他的思维的话,可能谈一上午都不会谈到重要内容,这点在展会中会说到)
做好每一个老客人非常重要,开发新客人实在太耗费精力和时间了,过程过于漫长,一句老话,珍惜眼前人。
B、上不认识的客人的展会上推销的业务员
这一个人员很重要,他所去的目标都是大公司,所以比第一点比A类的业务要求要高。但是只要抓住几个重要的特点
其实工作也并不是很困难,关键是要把适合的人员培植在适合的地方,最大发挥所长。
这个人首先必须是很有激情的一个人,而且自信,很善于微笑的一个人。我觉得那种年龄稍微小点,刚毕业不久,在公司做了一段时间,也懂公司的产品的人比较适合。因为他们通常都没什么很大的担心。在展会上可能会被客人一次又一次的拒绝,所以你要培训他的心理承受能力。告诉他一些调整心态的办法。基本上就差不多了。当然,有一些客人情景式的回答是必须先草拟好并背诵的。包括一些突发问答都要事先想到。
老客户的保持虽然很重要,但是这一步工作是关系到新的客户,所以必须同样重视,因为这是很有目的的推销。
C、展台上留守人员的安排
其实一个展会,我建议全部用自己的业务员或者是 翻译 ,费用当然高很多,但是绝对值得,因为展会上的时间是非常宝贵的,客人不喜欢把太多的时间花在没有效率的沟通上。公司的业务他们都很了解业务和公司的现状,所以和有意向合作的客人来说会比较顺利。但是同时我觉得还要请一个在国外当地生活了很久的 翻译 ,因为他的一些建议和谈话会帮你更多地了解客人,很重要,他带给你的价值是无形的,我们公司就是这样,从中受益不少。
说到留守人员非常地耐心,因为展台上大的小的客人都有,常时间下来很多人都会变得没有耐心。所以把非常有耐心的人放在这里很必要的。专业不是那么好都没多大的关系,你可以在他旁边配备一个懂技术的人员,这样配合都是没有问题的。 做这么多的展会,虽然留守的状态下也接到过订单,但是好的客户几乎都是B 这个步骤去实现的。所以我们公司把B这个步骤看成是最重要的,一直是我在负责。当然我想再过几年应该会把所有的精力放在A和C,关于市场的动向,只要派一些技术人员去就可以了。

 
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