外贸跟单——样品及报价分析

样品是业务流程中不可缺少的一部分，是前步工作询价及讨价还价的后继工作，是订单确认的前奏。在样品方面，业务人员要做以下工作：

1、辨析客户索样意向。 每个公司对样品都会有一套措施。而业务人员因为与客户接触最多，说话权也最大。作为业务人员来说，当然是寄出的样品越多，接单的可能性也越大。但从公司整体利益及长远的发展来说，业务人员需分辨是否需要为此客户提供样品很有必要。第一、公司资源有限：每天制作的样品数量，样品制作成本，公司整体出样效率/速度。 第二、产品款式曝光过多会使产品销售寿命减短，新款式利润减少。但以上两点不要成为公司对业务人员样品制作限制的借口。公司在样品方面实行“按需分配，整体统计”的原则。按需分配：即按业务人员所需来制作样品；整体统计：对每个业务人员打样数量进行统计。
2、与样品制作部门进行沟通，保证寄出所有样品符合要求，质量令客户满意。客户收到不满意的样品，后果是很严重的---连下次询价的机会都不会给你。客户对样品的不满意表现在：1. 产品不符合客户要求（颜色，结构，配置，包装等） 2. 产品质量有问题 3. 样品根本不是客户需要的样品。以上情况无论是哪一种，都会令客户对企业的服务能力产生怀疑。所以业务人员如果决定安排样品，就需要制作，质量合格、符合客户要求的样品。
3、确认样品制作细节，合理使用样品制作部门的资源。在向样品制作部门下单要求制作样品前，需要和客户完成样品所有细节方面的确认。然后再向样品制作部门下达制作指示。因为样品细节的任何更改将为样品制作部门带来很大的工作量而影响其他样品的制作。
4、样品完成时间是体现企业能力的一部分。在业务人员决定要制作样品时，样品制作部门需尽一切办法保证样品在要求时间完成。
5、样品收费和免费原则没有绝对。它是企业不时阶段采取的一种策略。公司制订的样品费用原则后，业务人员需按照规定来执行。
6、样品制作完成以后，业务人员需对样品进行检查，以确保样品所有细节符合客户要求。同时，业务人员必须留有相同一套样品在手上。此套样品作为业务人员将来与客户进行沟通的基础，也是订单确认的标准。这一点非常重要。而有一些公司没有充分认识到此套样品的重要性，为客户提供样品时，公司没有留相同的样品作为标准，而只是留下纸格，材料样等。当客户需要进一步确认细节时，业务人员就没有任何与客户进行沟通的基础了。如果客户说到了一点，而业务人员不清楚。这样会给客户很坏的印象。
7、样品制作进度和情况需向客户进行反馈，以让客户了解样品正在制作过程中。
8、样品制作完成后需拍照后才能寄出。寄出时，需包装完整并使用合适的包装箱，以保证样品在运输过程中不被损坏。寄出后立即向客户提供快递单号，以方便客户查收。

样品费用
单独将样品费用拿出来讨论是因为现在许多公司非常关心这个问题。是否收取样品费用是根据公司不同时期的策略来决定的。现在公司的样品费用措施如下：

样品分为：1. 客户询价打样 2. 客户来样的回样

样品运费： 客户支付样品运费，仅限于新客户及国外客户。

样品收费原则：
1、对于初次交往的客户
a) 对国内客户收取样品费用.按产品报价的三倍收取,另加快递费用. 如真皮产品,按整张真皮收到费用.
b) E-MAIL或FAX样品费用的形式发票给客户确认及要求支付费用。在样品形式发票上需注明工厂详细资料。
注：此策略可以将许多没诚意做订单及是索取样品的公司从客户中过滤出来，而方便企业将重点放在有效的客户身上。
2、合作的贸易公司（有过订单的公司）
a) 在样品费用较小及公司主营产品与工厂产品对口的情况下，免费提供样品；客户需支付样品运费。对连运费都不想支付的公司，可以将这些公司纳入放弃的客户群体。
b) 当样品费用较重，需收取样品费用，承诺在订单后从货款中全部退还。且在订单后主动将样品费用退还。
3 、大客户（订单频率较高，数量较大者）
样品全部免费，如果客户同意，让客户支付样品运费。
4 、国外客户需支付样品运费，样品免费；如样品制作费用较重（涉及到印刷、模具等），需让客户支付部分样品费用。
关于样品费用这个问题，两种处理方式（收取样品费用，免费）都是正确的。主要看公司在客户开发上的策略。现在市场趋势是供过于求，每一种产品有上千家生产商，供买家选择的空间太大。我们来分析两种方式的优势和劣势。

收取样品费用
使公司有限的资源更有效地被利用。并过滤掉许多无价值的客户，使公司更好的为部分客户提供服务。同地减少公司在样品成本方面的开支。

样品免费
从态度来说，是积极性的进攻。同时，为竞争对手制造障碍。公司承担所有样品制作费用，在样品上的负担较重。
从以上两方面可以分析，两种方式我更喜欢后者。从两者来说，前者较为谨慎，而后者表现得较为主动，体现出另一种气势。现在很多大型公司对直接客户使用的就是这种方式，只要产品质量，服务，新产品推出一系列的程序不出现问题，其他公司很难切入进去。也就是说，他们自己为难自己，也为同行制造了障碍。 样品免费，那么如何辨别客户价值就会被提到日程中来。对有价值的客户采取攻堡垒的方式来进行开拓。这是一种很主动的客户开发方式。也将会带来直接效果。
谈到这里，也要提及一个细节，那就是客户如果索取产品目录，公司该采取什么样的处理方式来对待运费的问题？ 这与样品费用是相同的。每个公司都有不同的处理方式，所以每个公司也就形成了不同的客户群体和企业文化。
如何辨别客户价值呢？是否有一套科学、合理的程序来进行分析和辨别呢？ 一定是有的。请手上有这一系列资料的朋友来补充了。

报价
价格，不管是4P，4C还是4R，价格因素始终是公司发展需要准确定位的最要策略因素。价格定位最基本的一条就是做到合理。价格的高和低，只有合理和不合理之分；它只是公司策略的一部分。再贵的东西都有客户来消费，而再便宜的产品也会无人光顾。 公司的价格策略一定是由公司经过整体多方面的分析后定位出来的。
价格定位一般是通过两种方式：1. 成本定价法 2. 市场信息定价法。成本定价法为99%的生产型企业的定价方式。而市场信息分析定价法因为因素众多且对价格定位者要求较高，一般被国外公司使用，也被国内一些大型公司使用。
我们公司在2002-2004年，几乎全年订单负荷都比较满，利润符合股东的要求。公司以极有竞争性的价格策略来开发市场和客户。 而在2005年受石油价格及国内发展整体趋势的影响，其中一个月只盈利5万元时，总经理将两个经理（市场部经理，业务部经理）招入会议室讨论这个问题。业务部经理是公司的元老，一直负责跟进中间商（大陆贸易公司和香港贸易公司）并负责两个外贸业务人员的产品成本核算及报价。没有跟进过直接客户且对销营没有任何概念。公司采用的是成本定价法。对于此问题她的第一反应就是提高利润率，以保证公司的利润达到股东的要求。她的这种思想在国内许多企业里都存在，而且也被顺理成章的作为公司的策略。她明显忽视了市场因素：价格因素对公司年业务额和企业稳定发展有很大的影响。公司2005年大半年的订单仅刚好满足生产部门生产能力，而不能达到生产部门最佳生产负荷。公司前几年培养起来的客户群以贸易公司等对价格极期敏感的客户为主。公司可行的措施是根据市场因素优化公司内部结构和程序来使公司更具有竞争优势并将市场转向欧美直接客户，从而优化客户群，使企业实现一个平衡的过渡。这样来提升企业的利润及稳定。
客户在报价上的“合理”是很低的要求。主要表现在两个部分：报价表和报价程序。

报价表
公司以一定的数量为基础，提供一份产品价格表（PRICELIST）。 此报价表上的数据是企业发展策略的一部分。因为它决定了公司业务开拓的切入口。 价格的定位也就将客户进行了定位。不同的价格就会培养不同素质的客户群，也就决定了公司的发展方向，产品/服务策略，发展速度和未来。所以小小的一份报价表，看似简单，实则要经过仔细和认真的推敲。

报价程序
报价表是报价程序的一部分。第一份报价表制作出来后，需经过市场的测试后进行调整后才会慢慢的变得更可行，而企业也需要依据此信息进行策略上的调整。而市场的测试的代价有多高，大家可以想象吗？ 它是以客户作为试测品来进行测试的。所有从市场上反馈来的信息是多么宝贵，需要经过认真的整理、归纳和分析后，就成为公司发展的重要依据。而有多少公司对这些信息进行了分析呢？有多少业务/市场人员将收集来的信息以平和的心态向公司进行反馈和建议呢？
在对外贸易中有个东西--“惯例”。它在整个外贸流程中都非常重要。在报价方面，它体现如下：
1、价格以数量的确定为基础。
2、在相同条件下，价格只能下降，不能上涨。
3、数量增加，价格会下降。数量减少，价格会上涨。
4、对产品细节进行了更改，会影响价格的调整。对产品增加了配置，价格会上张。减少了配置，价格会下降。
5、相同规格的配置，在不同产品上价格相同。主要表现在商标的印刷/压印，金属商标，产品包装胶袋及纸盒等。
6、相同配置下，报价与同行之间相差太远。除非有侧面的因素相称（如有ISO认证，强有力的售后服务等）所以成本的核算须求准确。
7、相同条件下，报价后进行大幅度的降价。
最后两点，在许多企业实际操作中经常发生。报价高出同行太多或为了接下订单而接受客户大幅度的砍价，这两点被许多中国人认为是对客户的支持；而它们被国外客户认同为“欺诈/敲诈”MAKE MORE BENEFIT THAN OTHER SUPPLIERS和“不负责任”—NO RESPOSIBILITY。客户在对公司的认可上也会大打折扣。
所以报价并不是一个很简单的活动，它是企业与新客户沟通的切入口，需要认真对待。每个企业的产品的价格定位是很艰难的一个过程。而国内的价格定位的方式是先以成本定价法进行定价，而以市场进行测试调整后实施。这是比较普通的方法。也是我就职的几个公司普遍使用的方法。