采购管理策略：订单执行的接受和付款

    1．付款
    验收合格后的物资经过查询物料入库信息、准备付款申请单据、付款审批、资金平衡之后向供应商付款。
    ①查看物料检验入库信息。对于国内的供应商付款操作，一般是在物料检验通过并且完成入库操作之后进行，所以订单人员（或者专职付款人员）要查询物料入库信息，仅对已经入库的物料办理付款手续。对于国外供应商，付款手续比较复杂。
    ②准备付款单。对国内供应商付款，拟制付款申请单，并且附上合同、物料检验单据、物料入库单据、发票。
    ③主管审批。由管理办或者财务部专职人员审核，内容包括单据的匹配性，即上述五份单据在六个方面（指合同编号、物料名称、数量、单价、供应商、总价）的一致性及正确性。
    ④资金平衡。
    ⑤向供应商付款。企业财务出纳部接到付款申请单及通知后，即可向供应商付款，并提醒供应商注意收款。
    ⑥供应商收款。企业之间的交易付款活动一般通过银行进行，有时因为付款账号疏漏，可能导致供应商收不到款。对于大额资金的付款活动，企业有必要在付款活动之后向供应商作出收款提醒。
    2．审核发票
    在上述付款操作过程中有一项重要工作，就是审核发票。
    发票对采购方有一定的要求，因而需要仔细处理。一般一式两份，发票上通常有订单编号和每一项物品的单价。
    (1)审核发票的职能部门
    结清发票的程序在不同企业各不相同。但是发票必须经过审核和检查这一点却是不容置疑的。至于发票的审核和批准到底是供应部门的职责还是会计部门的职责，目前仍存在争议。有些人认为这一工作实际上是会计工作，所以应该由会计部门来做。这样就把采购部门从一项没有增值的活动中解放出来；而把会计工作集中到一间办公室中，可以提供一次核查的机会，同时可以平衡采购工作和向供应商的款项支付工作。而那些主张发票应该由采购部门来核查的人认为，采购部门是交易最初发生的地点，如果有什么差错，采购部门可以立即采取行动。
    (2)审核发票的程序
    既然审核发票的职能部门有两种情况，审核程序一般也按两种职能部门分别进行处理。
    1)由会计部门来处理发票的典型程序
    ①所有的发票复印件由供应商直接邮递给负责应付账款的部门。在这里，工作人员会立即加盖时间戳。除了那些采购订单与发票不符的以外，所有的发票在核查后会被批准支付。
    ②那些在价格、条款或其他要点上与采购订单有出入的发票会被送交给采购部门来审核。
    由于采购部门认为，用于解决较小的差异所需要的时间比有争议的金额数可能更重要，因此许多公司使用这样的决策规则：只要差异在预先确定的范围之内，例如正负相差不超过5%或25美元，具体视哪个数值较小而定，提交的发票就可以支付。当然，应付账款管理部门应该对由供应商造成的差异进行记录，以便发现哪些供应商在发货时是有意少发的。
    如果发票上没有包括所有的必要信息或是发票上的信息与采购订单上的不一致，发票就被退回供应商处以进行更正。通常，采购方坚持在计算折扣时有效期间的开始点是收到更正后的发票时，而不是最初收到发票的时候。
    如果撤销采购订单涉及订单撤销费用，会计部门会要求采购部门在递交用于处理这类费用的票据前，提供“费用通知单”，指明是哪张订单并指明将要支付的费用金额。
    2）由采购部门负责审核发票的程序
    进行完审核和必要的更正之后，原始发票被递交给会计部门保管，直到采购部门授权支付款项。发票的附件由采购部门保管，直到收货部门通知它物料已经收到为止。只要采购部门收到收货报告，它就按照发票检查收货报告。
    如果收货报告和发票相符，采购部门就同时保管这两份文件，直到检查部门发来通知，指出这批货物可以接受。这时，采购部门就把它保管的发票副本和来自收货部门的报告递交给会计部门，而在会计部门的档案中已经保管了发票的原始件。