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选择合格分供方的程序和作法

   日期:2012-09-03     浏览:3    

选择合格分供方的程序和作法

企业规定“选择程序”的目的,是想使选定合格分供方工作能作到科学、有效。每个分供方选定决策都有充分的根据,能为提供合格或优质外购货品奠定基础。选择的程序如下:

1.收集资料和信息

企业(供方)应设有专门机构或人员,负责新开点的管理工作。在日常开点的运作中,结合企业的产品和新产品收集与外购货品有关的资料和信息,包括分供方产品说明书、样本等资料和信息,编目、登记、保管,以备查用。

2.编制选点计划

每年年底,企业应编制选择合格分供方工作计划,包括老产品的扩点和新产品的新开点,经部门领导审查,主管领导批准印发有关部门。

3.筛选供货点

企业根据“年度选择合格供方工作计划”,在分析所掌握资料和信息的基础上,提出初选点名单12家,经领导审查同意后通知送样。

4.样品检测和试用

1)送样和委托检测

分供方根据供方通知,按要求数量送样,并附签定书或检测报告;供方收到样品后,立即填写委托单,将样品和委托单送去检测。

2)检测和确认

企业检测部门对样品进行检测,编写报告,送委托部门;委托部门送技术部门进行确认,确认应有记录,明确写出质量特性的确认结果。

3)扩大送样和试用

当不能根据检测结果判定时,则由采购部门通知扩大送样数量,以便通过试用结果进行判定。

扩大送样到厂,由选点归口部门送去检验;检验合格(特性应不低于第一次送样检测结果);技术部门根据检验结果再次确认,确认应有记录;归口部门委托生产分厂(车间)进行试用;分厂(车间)应将试用结果编写成报告,反馈给选点归口部门。试用可以进行两次,但每次样品都需经过检验—→确认—→试用—→报告的程序。且后一次送样检测结果应优于前一次。确认应以最后一次确认记录为准,作为以后进货检验的依据。

4)评价样品

企业选点归口部门,应根据样品检测结果和试用报告对样品进行评价。样品质量评价分为三档:a)符合要求(合格);b)需要改进(有不符合要求之处);c)不符合要求。

当评价结果为a)b)时,则由选点归口部门通知质量管理部门,准备进行质保能力调查;同时通知分供方准备报价。

5.质保能力调查和评估

企业质管部门组织人员,对样品质量评为a)b)类的分供方进行质保能力调查。

对分供方质保能力调查,基本依据ISO9001ISO9002标准规定的要素进行,根据分供方规模可以简化,但一般至少应对以下九个方面进行调查。

  1. 领导质量意识和管理职责;
  2. 质量体系;
  3. 合同评审;
  4. 文件和资料控制;
  5. 采购质量控制;
  6. 工艺准备和过程控制,包括设备、模具管理;
  7. 检验和计量(含验证状态和不合格品控制);
  8. 产品搬运、储存、防护和售后服务
  9. 质量信息管理和质量改进

企业质量管理部门,应根据需要调查的九个方面(体系要素)编写调查提纲(详见附件A);每项调查内容,应根据其重要度给予不同的加权分。调查后应依调查提纲逐项评价打分,最后给出分供方质保能力总分;根据总分进行评价定级;依据评价结果提出是否定点的建议,详见表3-1所示。

3-1

序号

评价总分

评语

建议

1

85分以上(含85分)

优秀

可以定点为合格分供方

2

70分(含70分)至85分以下

良好

3

60分(含60分)至70分以下

基本合格

改进后可以定点

4

60分以下

不合格

加强检验,短期内可采购,另开新点

 

6.报价和审价

当分供方样品评价为a)、b)(符合要求、需改进),质保能力评估为表3-1序号为123时,则可通知分供方报价;企业经营管理部门审价,经过双方嗟商,决定近期采购货品的价格,审价部门通知采购部门。

7.决策开点

企业选点归口部门根据样品检测和试用质量状况,分供方质保能力评估结果和审价结果,提出开点意见,经部门领导审查,主管领导批准,即可决策开点;将决策结果通知分供方。

8.合格分供方名录和档案

根据开点决策结果编写合格分供方档名录,建立分供方档案。有关合格分供方名录和分供方档案,将在本节“四.合格分供方名录和档案“中介绍。

(二)分供方质保能力评价方法

在对分供方质量保证能力调查时,需要按“调查提纲”规定的内容逐项进行评价。评价有三档、五档、七档的评价方法,“三档”评价方法,过于简单,有时不能够反映实际情况;“七档”评价方法,过于繁琐,推荐采用“五档”评价方法。“五档”评价方法是:

10:按“提纲”要求做得很好,挑不出毛病;

08:按“提纲”要求做得较好,尚有需改进之处;

05:按“提纲”要求做了很多工作,但只达到及格的下限;

02:按“提纲”要求才开始做或做得较差;

00:按“提纲”要求尚未开始做。

根据“调查提纲”内容多少决定满分为100分、500分或1000分,然后将分数按加权系数分配,先分配到九个方面,再用同样方法将分数分配到每一项内。例如某项调查内容加权分为6分,其评价5档得分分别为:6分、4.8分、3分、1.2分和0分。然后将各项评分相加,即可得出质保能力某方面总得分。根据总得分,就可给出“评语”,提出建议。

三、合格分供应方名录和供应方档案

(一)合格分供方名录

企业(供方)应定期编“合格分供方名录”,将经决策新开点的分供方纳入“名录”,并印发企业有关部门或人员,同时也可发有关分供方一份。合格分供方名录开始建立时可以一季、半年印发一次,当没有新开点,已开点分供方基本稳定时,也可以半年或一年印发一次。

合格分供方,是指向本企业(供方)长期提供外购货品的单位,不包括哪些从市场上购买外购货品的销售商。合格分供方是动态的,由于内外部种种原因,造成产品质量下降,拒收批增多,或管理松驰,质保能力下降都可能被评为不合格分供方。当评为不合格分供方时,则在“名录”上删掉;当整改达到合格时,则纳入“名录”。

合格分供方名录的表式一般应包括序号、分供方名称、地区或地址、邮编、电话和电传、提供的外购货品名称和规格、年供货量、定为合格分供方的时间、印发“名录”的时是否仍是合格分供方,等等。

(二)分供方档案

分供方档案是供方记录与分供方有关的采购或供货质量的全部材料,是供方搞好分供方管理,达到平等互利、共存共荣的重要依据。分供方档案一般包括两部份内容:第一部份是分供方基本概况,包括分供方及其产品的介绍、产品样本;预选点的调查资料;正式选点过程样品检测、试用的报告;质保能力调查报告,以及开点决策的批准文件,等等。这部份是历史性的资料,基本是静态的。对这部份资料应编目编号,可放在一个档案袋内备查。

第二部份是质量档案,这部份档案资料是动态的,是以一张“质量档案卡”,记录着从开点以来货品质量检验的结果。质量档案卡内容分两部份,卡的上部份是分供方的自然状况,卡的下部份以及续页的全部,是记录每次交货的质量状况,包括交货日期、交货数量、批不合格品率、拒收或接收、拒收批的处理结果:是退货还是回用(表3-2质量档案卡的表式)。采购部门的综合管理人员负责根据送检结果(送检单)和采购员处理(回用单)进行登记。

 
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